Envoyer vos fichiers dans Dropbox par email

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J’adore quand je peux dire sans exagérer:

Un simple clic et le tour est joué 🙂

Comme je vous en parlais dans l’article d’hier, Dropbox est devenu un outil essentiel pour stocker et partager vos fichiers, mais également l’un des plus pratiques et performants ! Pourquoi ? Parce qu’il est accessible depuis n’importe quel support: ordinateurs Windows, Mac ou Linux; mobiles iPhone, iPad, Android et Blackberry !

Personnellement, j’y ai recours en permanence.

Pour accéder à mes données de n’importe où et pour collaborer à des projets à distance, c’est l’idéal.

Si vous utilisez déjà le service de stockage en ligne Dropbox, vous avez peut-être néanmoins déjà pesté contre le fait que de nombreuses applications iPhone ou iPad ne l’intègrent pas, notamment les applications de la suite iWork, right ?

Sans compter que, vos logiciels habituels, qui fonctionnent très bien sur votre ordinateur et que vous n’avez pas envie de remplacer (même s’il y a des versions beaucoup plus récentes), ne disposent pas non plus de l’intégration de Dropbox !

 

Comment faire alors pour synchroniser quand même tous vos contenus avec Dropbox ?

Voici une astuce qui vous aidera à contourner cette limitation:

À partir du moment où les applications et les logiciels que vous utilisez, permettent l’envoi d’un fichier par email, vous pouvez très bien utiliser Dropbox !

– Par email ? Ah bon, c’est tout ?

– Absolument !

C’est une bonne nouvelle, n’est-ce pas ?

Il est en effet inutile et surtout coûteux, en temps et en argent, de renouveler du matériel ou des logiciels, si les nouvelles versions ne vous permettent pas d’améliorer véritablement votre efficacité !

Et grâce à cette astuce, vous pouvez bénéficier des services de Dropbox, sans changer vos habitudes !

 

Comment ça marche ?

Le service dont je vous parle vous permet de lier votre compte Dropbox à une adresse email unique, dédiée uniquement à cet usage.

Si l’on envoie un message avec un document en pièce jointe à cette adresse email, le document est automatiquement transféré dans un dossier nommé ATTACHMENTS. Ce dossier se crée lui aussi automatiquement lors du tout premier message expédié vers votre Dropbox (vous verrez dans la vidéo, un peu plus loin, que vous pouvez choisir un autre nom pour ce dossier).

Ce service vous sert en quelque sorte de router pour aller stocker dans votre dossier personnel les emails et leurs pièces jointes.

 

Efficace ?

Super performant serait plus exact.

De plus, si vous collaborez avec quelqu’un qui n’utilise pas Dropbox, cette personne peut néanmoins vous transférer des fichiers, directement dans votre dossier: il vous suffit de lui communiquer cette adresse email unique et privée.

 Exemple: vous êtes chez un ami. Celui-ci vous montre un fichier qui vous intéresse, mais vous n’avez ni smartphone (et oui il existe encore des personnes qui n’en ont pas !) ni clé USB sur vous. Vous envoyez le fichier par email vers Dropbox et vous le retrouverez bien au chaud en rentrant chez vous. 🙂

 Autre exemple: vous êtes au bureau. En faisant une recherche internet pour le boulot, vous tombez sur un contenu public (j’insiste sur public, hein !) qui vous intéresse (une brochure, un document type, une image, etc.). Avec cette astuce, vous pouvez stocker ce contenu directement sur votre compte Dropbox, depuis votre machine au boulot, simplement en envoyant un email !

Simplissime, non ?

Clic clac: merci Kodak Heuu…non… plutôt: Great taf…Ralph ! 

Ralph ???

Ben oui, Ralph ! Ralph Holzmann. C’est lui qui a créé ce service complètement GRATUIT !

Le gars est développeur IT pour un grosse boîte, et à ses heures perdues, il nous fabrique un script à tomber par terre de simplicité !

– BON, ALOOOOORS  ? C’est quoi ce service ?   

– Voilà, voilàààà ! Pas s’énerffff, hein ! 

 

SEND TO DROPBOX

Send to Dropbox.com, comme son nom l’indique, permet d’envoyer tout ce que vous voulez sur Dropbox 😉

Gratuit, rapide, sûr et facile à utiliser.

 

Comment procéder ?

Je vous ai enregistré une vidéo pour vous montrer comment vous connecter au service SEND TO DROPBOX afin de créer cette adresse email unique et de la lier avec votre compte Dropbox.

Vos trouverez sous la vidéo le lien pour accéder au site internet.

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Lien → Send to Dropbox

 

Qu’en est-il de la sécurité sur Dropbox ?

Il me semble essentiel, en effet, d’ajouter un petit mot sur la sécurité:

Tous les fichiers sur  Dropbox sont cryptés.

Sans entrer dans les détails, sachez simplement que le système de cryptage est celui d’Amazon. Ce qui, en soi, est un gage de qualité.

Retenez que les dossiers Public et Photos, qui existent par défaut à la création de votre compte,  sont prévus pour être accessibles à tous, depuis un simple lien (adresse url). Encore faut-il que vous ayez transmis ce lien à quelqu’un !

Les dossiers privés, eux, ne sont accessibles que par les personnes que vous avez invitées, avec la possibilité de supprimer leur accès, ou même les fichiers partagés, directement sur leurs ordinateurs.

Voici le processus:

Dès que vous ajoutez un fichier dans votre Dropbox, celui-ci est stocké sur un serveur sécurisé. Tous vos fichiers sont cryptés et conservés par Dropbox dans un espace de stockage d’Amazon S3 (Amazon S3’s security measures) qui dispose de nombreux centres de données à travers les USA.

Vous pouvez accéder à une copie de vos fichiers, mais également à leurs versions successives et à une copie des fichiers détruits (pendant trente jours, pour l’option gratuite) que vous pourrez restaurer d’un clic.

Dropbox nous dit avoir mis en place tous les systèmes de sécurité possibles et imaginables: backup, serveurs sécurisé, protection par mot de passe.

Mais voilà mon conseil:

Si vraiment vous voulez conserver des documents hautement confidentiels, stockez-les localement, sur un disque dur externe par exemple. Dropbox est idéal pour un usage courant. J’ai, quant à moi, l’esprit tout à fait tranquille en utilisant Dropbox tous les jours. Il ne faudrait pas non plus tomber dans la parano, ok ?

Si vous cherchez d’autres infos, les pages d’Aide de Dropbox sont très complètes et très faciles à comprendre grâce à beaucoup de visuels photos et vidéo.

Ah oui, encore une petite chose: si vous créez un compte en cliquant sur le lien Dropbox que j’ai mis dans cet article et celui d’hier, je serai votre marraine et je bénéficierai d’espace de stockage en plus. Je vous ai promis de la transparence, en voilà ! Vous pourrez faire pareil aussitôt que vous aurez votre compte.

Laissez-moi vos commentaires ci-dessous et dites-moi si cela vous rendu service…

A bientôt 😉

 

 

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  • kremer a dit :

    comment annuler en même temps des fichiers en attente de chargement sur dropbox ?

    • Nathalie a dit :

      Bonjour Claire et bienvenue sur VBI ;-),
      Lorsque des fichiers sont en attente de téléchargement sur la Dropbox, tu peux les supprimer tout simplement, si tu ne souhaites pas qu’ils finissent de se charger !
      Si tu es sur Windows, tu fais un clic droit sur le fichier et tu choisis Supprimer.
      Si tu es sur Mac, tu fais un clic droit sur le fichier et tu choisis Placer dans la corbeille.
      S’il y en a beaucoup à supprimer en même temps, voici comment faire sur Mac: http://youtu.be/QCUnd2SD9wU
      Et voici comment faire sur Windows: http://youtu.be/0NAnL8cqNRg
      J’espère que cela répond à ce qu’il te faut.
      Si non, n’hésite pas à revenir poser des questions, ok ?
      À bientôt ? 😀

  • Godest a dit :

    Voilà deux jours que je tente d’utiliser dropbox ! Que neni cela ne veut pas fonctionner .

    En fait j’ai bien suivi votre démonstration…j’obtiens bien une adresse mail, mais lorsque je veux transferer un fichier de mon ipad vers le pc, je recois le dit fichier dans ma boite mail traditionnelle et rie dans attachements!
    Le message d’erreur est celuici: “no valid IP address could be found for recipient domain sendtodropbox.com
    Pourriez-vous me conseiller s’il vous ^plait ?
    Bien à vous

    • Nathalie a dit :

      Bonjour Godest et bienvenue sur VBI,
      Tout d’abord, j’ai quelques questions à vous poser pour pouvoir vous aider:
      1. Quel type de fichier avez-vous essayé d’envoyer par email depuis votre ipad vers la Dropbox ? Quel est son format et l’application utilisée ?
      2. Était-ce votre tout premier essai avec SEND TO DROPBOX ou bien cela avait-il déjà fonctionné auparavant ?
      3. Où le message d’erreur « no valid IP address could be found for recipient domain sendtodropbox.com” apparaît-il ?
      Je reviens vers vous dès réception de vos réponses à ces questions…
      A très vite…:-)

      • Godest a dit :

        Tout d’abord je vous remercie de bien vouloir vous occuper de ma petite personne !!! Non , vraiment merci.
        Mes réponses
        – j’ai tenté à plusieurs reprises de transmettre à partir de PAGE un document en word puis en PDF … dONC DE IPAD VERS PC.

        Dès le premier essai j’ai obtenu un non fonctionnement !
        Evidemment j’ai également retenté l’aventure en changeant d’adresse !!! même constat

        Le message qui m’indique “no valid ect …” apparait dans la notification de non transmission que je reçois également dans ma boite mail de ipad .

        Je ne suis pas doué;, je le sais …heureusement qu’existe de bonnes âmes
        Merci pour tout
        Yvon

        • Nathalie a dit :

          Avec plaisir Yvon ! 😉
          Si vous êtes d’accord, on va se tutoyer, ok ?

          Quelques points à vérifier:
          1. La Dropbox est-elle déjà installée sur ton PC ?
          2. Si oui, y as-tu déjà stocké des fichiers ?
          3. Le dossier Attachments est-il présent ?

          Normalement, quand tu es dans Pages sur ton iPad, tu dois cliquer sur la petite clé anglaise dans le coin en haut à droite, et tu suis alors les étapes suivantes, right ?

          C’est bien là, dans la dernière étape, que tu entres l’adresse email que tu as créée et qui ressemble à ceci lemotchoisi@sendtodropbox.com ?

          Je reviens vers toi dès que tu m’as répondu. :-)…

          • Godest a dit :

            Merci!

            Oui dropbox est sur le pc
            Non je n’ai aucun stock de fichiers
            Oui le dossier attachjements est bien présent.

            J’ai regardé de près tes “figures” il me semble que je suis parfaitement la procédure ! Alors, que fais -je de travers ?
            A bientôt
            Yvon

            18 octobre 2012 à 15 h 45 min
          • Nathalie a dit :

            la seule explication à laquelle je songe est qu’il y a eu un souci au moment de la création de l’adresse email.
            De toute façon, tu peux en créer autant que tu veux, donc, je te suggère de refaire la procédure.
            Voici le lien vers mon article, si tu veux revoir la vidéo.
            Et voici le lien vers le site où tu peux créer ton adresse email SENT TO DROPBOX.
            Quand tu auras ta nouvelle adresse email dédiée à SEND TO DROPBOX, fais un copier-coller de celle-ci pour la conserver, ok ?
            J’espère que ça fonctionnera cette fois 😉 !
            Let me know…

            18 octobre 2012 à 15 h 58 min
  • Alain@sophrologie a dit :

    Bonsoir,
    ça m’a l’air très fonctionnel.
    Question béotienne : est-ce différent d’un service “Icloud” ?
    Alain

    • Nathalie a dit :

      Hello Alain,
      Chez moi, les questions béotiennes, ça n’existe pas 😉
      Je trouve au contraire ta question intéressante.
      Je t’ai dégoté un article très bien fait sur un blog super. Il s’agit d’un article qui compare les 5 principaux systèmes de cloud computing, comme on dit aujourd’hui. Voici le lien: article qui compare les 5 principaux systèmes de cloud computing, comme on dit aujourd’hui.
      Personnellement, ce qui m’a fait choisir Dropbox, c’est la facilité de partage et le fait que tout se fait directement sur mon ordi. De plus, peu importe quel système d’exploitation est utilisé, rien ne t’empêche de partager avec tous.
      Voilà.
      Mon article pour répondre à ta question au sujet des mp3 sort demain. D’ici là: belle soirée à toi et Hannah 🙂

      • Alain@sophrologie a dit :

        Bonsoir, il semble y avoir un problème de lien. voici ce que j’obtiens :

        Désolé, mais il n’y a pas de résultats pour l’archive demandée. Une recherche vous aiderait peut-être à trouver un article en rapport.
        Alain@sophrologie Articles récents..Je vous offre le plus grand secret des businessmen américains !My Profile

      • Godest a dit :

        Bravo !!!
        Je ne sais pas encore pourquoi mais tout marche comme il faut!!

        Un grand merci et à bientôt peut être pour autre problème ?

        • Nathalie a dit :

          Yeaaah, génial ! Contente que tu sois tiré d’affaire 🙂
          Dis-moi quand même si tu as recréé une nouvelle adresse email, ok ? Comme ça, si d’autres ont le même souci, je pourrai les aider !
          Quand tu veux pour une autre question ;-)…
          A bientôt

          • Godest a dit :

            Encore merci, mais en même temps nouvel appel à l’aide.

            J’ai voulu installer icloud sur mon pc sous windows 7 (l’activer puisque présent) mais je me heurte au fait de ne pas pouvoir parametrer la chose de manière convenable puisue Windows 7 n’inclut pas OUTLOOK lequel doit être en cours de paramètrage coché !

            Comment peut on s’en tirer ?
            Quelqu’un d’autre a-t-il rencontré ce problème ?

            Bien à toi
            Yvon

            19 octobre 2012 à 9 h 46 min
          • Nathalie a dit :

            Bonjour Yvon,
            D’après tout ce que j’ai pu voir, Outlook est effectivement incontournable pour utiliser iCloud avec PC.
            Quel objectif poursuis-tu ?
            Que veux-tu synchroniser exactement ? Contacts et calendriers ?
            Si j’ai bien compris, tu disposes d’un iPad et d’un PC avec Windows 7, right ? Également un iPhone ?
            Honnêtement, si tu jongles entre Apple et Windows, je conseille souvent de passer par les différents services de Google.
            Fais-moi savoir si je peux faire autre chose pour t’aider.
            Bonne journée 🙂

            19 octobre 2012 à 10 h 41 min
  • Stephanie a dit :

    Bonjour,
    je viens de lire ton article et je confirme que la Dropbox est un outil indispensable à lors d’aujourd’hui pour la sauvegarde des documents ou fichiers ainsi que pour le partage. J’ai retrouvé toutes les fonctions que j’utilise déjà et oui mes documents sont synchronisés avec ma boite mail dont Google doc car j’utilise Gmail.

    • Nathalie a dit :

      Bienvenue Stéphanie et merci pour ton commentaire !
      En tant que business assistante, tu n’as certainement rien à apprendre en terme d’organisation !
      Très chouette ton site, je suis en train de préparer une page de liens, j’y ajouterai le tien.
      N’hésite pas si tu as besoin de quoi que ce soit à faire une demande dans Questions / Réponses.
      Je me ferai un plaisir de t’aider… 😉
      A bientôt

    • Godest a dit :

      merci beaucoup ,je vais “trifouiller” parmi les services google pour voir ce qui pourrait aller !

      Bien à toi Yvon
      Bien sur je te tiens au courant !!!

  • Genevieve McCormick a dit :

    Super, Nathalie! Très intéressant! Je vais l’utiliser pour sûr. Merci pour l’info. Et avec tes instructions, c’est facile à faire, même pour moi 🙂
    Geneviève